Zpracování osobních údajů

Zásady zpracování osobních údajů fyzických osob ve společnosti ELFETEX spol. s r.o. GDPR Privacy notice

Ochranu soukromí a osobních údajů považujeme za svou prvořadou povinnost a s těmito údaji nakládáme výhradně
v souladu s platnou legislativou.

Společnost ELFETEX spol. s r.o. se sídlem na adrese Hřbitovní 31a, Plzeň, 312 16, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném
u Krajského soudu v Plzni pod spisovou značkou C 1000, IČ: 405 24 485 (dále jen „ELFETEX“ nebo „my“), věnuje
maximální možnou pozornost zabezpečení Vašich osobních údajů. Kromě nařízení (EU) 2016/679 (dále jen „GDPR“) se
řídíme platnými zákony České republiky a závaznými koncernovými pravidly schválenými vedoucími dozorovými úřady
v rámci EU.

Veškeré údaje, které společnost ELFETEX shromažďuje, zpracovává pouze pro odůvodněné účely, po omezenou dobu a s
využitím maximální možné míry zabezpečení.

Ochrana osobních údajů nejen našich zákazníků, ale i příjemců, dodavatelů, partnerů a samozřejmě zaměstnanců, je naší
prioritou. V souvislosti s Nařízením GDPR Vám níže přinášíme naše zásady zpracování osobních údajů. Specifika upravující
zpracování osobních údajů uchazečů o zaměstnání a zaměstnanců naší společnosti jsou upravena v samostatném dokumentu.

V tomto dokumentu naleznete informace o tom, jaké osobní údaje zpracováváme o našich zákaznících a uživatelích našeho
webu, zda údaje zpracováváme na základě souhlasu nebo na základě jiného právního důvodu, k jakým účelům je používáme,
zda při zpracování vystupujeme v roli správce či zpracovatele, komu můžeme osobní údaje předávat a jaká máte v souvislosti
se zpracováním vašich osobních údajů práva.

Správce osobních údajů:

Obchodní firma: ELFETEX spol. s r.o.
IČ: 405 24 485
DIČ: CZ40524485
Sídlo: Hřbitovní 31a, 312 16 Plzeň

Jaké údaje zpracováváme:

Vaše osobní údaje zpracováváme v rozsahu, který je nezbytný pro uskutečnění obchodu nebo poskytnutí služby, kterou si
s námi sjednáváte, za účelem splnění zákonné povinnosti, jednání o smlouvě a plnění smlouvy a z titulu oprávněného zájmu
správce dat (přímý marketing vlastních produktů, zasílání obchodních sdělení). Osobní údaje jsou zpracovány v elektronické
podobě pomocí prostředků výpočetní techniky nebo v listinné podobě.

V rámci naší činnosti zpracováváme osobní údaje pro různé účely a v různém rozsahu buď

bez Vašeho souhlasu na základě plnění smlouvy, našeho oprávněného zájmu nebo z důvodu plnění právní
povinnosti, nebo
na základě Vašeho souhlasu.

Jaká zpracování můžeme provádět bez Vašeho souhlasu, závisí na tom, k jakému účelu příslušné zpracování směřuje a v jaké
pozici vůči nám vystupujete – zda jste jen návštěvníkem našeho webu, nebo s námi máte uzavřenou objednávku nebo kupní
smlouvu či u nás nakupujete zboží. Vaše údaje můžeme také zpracovávat, pokud jste adresátem zásilky, jejíž doručení si
u nás objednala Vaše společnost nebo obchodní partner, pokud s námi komunikujete nebo pokud navštívíte některou z našich
provozoven.

Zpracováváme následující osobní údaje:

identifikační údaje, kterými se rozumí zejména jméno a příjmení, uživatelské jméno a heslo, IČO a DIČ, pokud
jste podnikatel, a vaše funkce v organizaci, pokud zastupujete právnickou osobu;
kontaktní údaje, jimiž se rozumí osobní údaje, které nám umožňují kontakt s Vámi, zejména e-mailová adresa,
telefonní číslo, adresa pro doručení, fakturační adresa;
údaje o nákupním chování, kterými jsou zejména údaje o uskutečněných nákupech, způsobu platby včetně čísla
platebního účtu, a údaje o reklamacích;
údaje o Vašem chování na webu, zboží, které si zobrazujete, odkazy, na které klikáte a také údaje o zařízení,
ze kterého si náš web prohlížíte, jako je IP adresa a z ní odvozená poloha, identifikace zařízení, jeho technické parametry
jako operační systém a jeho verze, rozlišení obrazovky, použitý prohlížeč a jeho verze a také údaje získané ze souborů cookie
a obdobných technologií pro identifikaci zařízení;
údaje o bonitě a důvěryhodnosti, k zajištění ochrany našich práv a právem chráněných zájmů (např. při
uplatnění nároků u soudů nebo pojišťoven), rozsah poskytnutých osobníc údajů je omezen na osobní údaje, které jsou
nezbytné pro úspěšné uplatnění nároku

Proč osobní údaje zpracováváme a co nás k tomu opravňuje?

Účely zpracování

1. Pokud u nás nakoupíte nebo objednáte dodání zboží nebo s námi uzavřete kupní smlouvu

V případě, že si u nás nakoupíte zboží na fakturu s odloženou splatností, objednáte dodání zboží nebo s námi uzavřete kupní
smlouvu o opakovaných dodávkách zboží nebo jinou smlouvu, provádíme následující zpracování:

1.1 Zpracování na základě plnění smlouvy

Pokud s námi jako fyzická osoba uzavřete kupní smlouvu nebo objednávku na dodání zboží, zpracováváme vaše osobní údaje
za účelem plnění této smlouvy nebo objednávky, Vaše identifikační a kontaktní údaje a údaje o vašich objednávkách.

Jestliže u nás objednáte dodání zboží jako zástupce právnické osoby nebo jako zaměstnanec fyzické osoby OSVČ,
zpracováváme za účelem plnění této smlouvy Vaše identifikační a kontaktní údaje a údaje o objednávkách, a to na
základě našeho oprávněného zájmu spočívajícího v uzavření a plnění smlouvy s osobou, kterou zastupujete.

To, že tyto údaje použijeme za účelem dodání zboží nebo plnění smlouvy, znamená, že je použijeme zejména:

abychom s Vámi mohli o dodávce zboží komunikovat, například Vám zaslat potvrzení termínu;
pro potřeby platby za doručené zboží v případě úhrady dobírkou; v této souvislosti můžeme vaše údaje
předat také našim dalším přepravním partnerům, jak je popsáno v části Kdo vaše osobní
údaje zpracovává a komu je předáváme?;
v souvislosti s reklamací;
v souvislosti s Vašimi dalšími požadavky, se kterými se na nás obrátíte např. pomocí e-mailu nebo
telefonu

1.2. Zpracování na základě oprávněného zájmu

1.2.1 Pokud u nás zakoupíte zboží na fakturu s odloženou splatností nebo objednáte dodávku zboží nebo s námi uzavřete
kupní smlouvu, uchováme Vaše identifikační a kontaktní údaje a údaje o zakoupeném zboží na základě našeho
oprávněného zájmu (bez Vašeho souhlasu) za účelem ochrany právních nároků a naší vnitřní evidence a kontroly. Našimi
oprávněnými zájmy jsou zde ochrana právních nároků a kontrola řádného poskytování našich služeb.

Za účelem ochrany právních nároků, ochrany majetku a naší vnitřní evidence a kontroly, zpracováváme Vaše údaje po dobu
trvání promlčecí lhůty 10 let a jeden rok po jejím uplynutí s ohledem na nároky uplatněné na konci promlčecí doby.
V případě zahájení soudního, správního nebo jiného řízení zpracováváme Vaše osobní údaje v nezbytném rozsahu po celou
dobu trvání takových řízení a zbývající část promlčecí doby po jeho ukončení.

Proti těmto zpracováním realizovaným na základě našeho oprávněného zájmu máte právo uplatnit námitku.

1.3. Zpracování na základě plnění právních povinností

I my musíme plnit určité zákonem stanovené povinnosti. Pokud Vaše osobní údaje zpracováváme právě z tohoto důvodu,
nemusíme získat pro takové zpracování Váš souhlas. Na tomto právním základě zpracováváme vaše identifikační a kontaktní
údaje a údaje o uskutečněných obchodech, a to z důvodu dodržování zejména následujících předpisů:

zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník,
zákona č. 634/1992 Sb., o ochraně spotřebitele,
zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty,
zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví,
nařízeními EU proti podpoře terorismu, praní špinavých peněz

Pro tyto účely osobní údaje používáme po dobu nejvýše 10 let..

2. Pokud jste adresátem zásilky, jejíž doručení si u nás objednala Vaše společnost nebo obchodní partner

Pokud jste adresátem zásilky, jejíž doručení je u nás objednáno, zpracováváme Vaše identifikační a kontaktní údaje:

na základě našeho oprávněného zájmu za účelem včasného a správného dodání zboží a komunikace
s Vámi ohledně zásilky a jejím doručení, kde je naším oprávněným zájmem splnění smlouvy s naším
zákazníkem;
za účelem ochrany právních nároků a naší vnitřní evidence a kontroly; našimi oprávněnými zájmy jsou
zde ochrana právních nároků a kontrola řádného dodání objednaného zboží.

3. Pokud navštívíte náš web

3.1 Využívání souborů cookies a dalších technologií

Pokud navštívíte náš web, do Vašeho zařízení ukládáme a následně z něj čteme malé soubory jako cookies. Cookie je malý
soubor písmen a čísel, který ukládáme ve Vašem internetovém prohlížeči nebo pevném disku Vašeho počítače. Některé
cookies nám umožňují propojit Vaše aktivity během prohlížení našich stránek od chvíle, kdy otevřete okno webového
prohlížeče, do okamžiku, kdy jej zavřete. Ve chvíli, kdy zavřete okno internetového prohlížeče, se tyto cookies vymažou.
Jiné zůstávají v zařízení po nastavenou dobu a aktivují se pokaždé, když navštívíte webovou stránku, která konkrétní cookie
vytvořila. Cookies do Vašeho zařízení nejen ukládáme, ale také čteme ty cookies, které do Vašeho zařízení uložil náš web.
Dále v tomto dokumentu budeme pro jednoduchost mluvit pouze o ukládání.

Některé cookies do Vašeho zařízení ukládá přímo náš web. Tyto cookies nám pomáhají:

identifikovat Vás při přecházení mezi jednotlivými stránkami našeho webu a při opětovných
návštěvách, například abychom si uložili, kterou verzi našeho webu Vám máme zobrazit, pokud web
nabízí v danou chvíli více variant;
zaznamenat si, že jste nám udělili souhlas dle tohoto dokumentu

Takové cookies a další soubory jsou nezbytné pro fungování naší webové stránky. Pokud ve svém prohlížeči zablokujete tyto
cookies, naše webová stránka nemusí fungovat správně a my Vám nemusíme být schopní poskytovat naše služby.

Dále do Vašeho zařízení:

ukládáme cookies z našeho webu, které nám umožňují:
sledovat návštěvnost našeho webu, jeho jednotlivých stránek, vytvářet statistiky
a přehledy a měřit účinnost reklamy;
zobrazovat Vám různé varianty našeho webu, pokud testujeme nové funkcionality;

Pokud využití cookies třetích stran nevypnete ve svém prohlížeči a setrváte na našich stránkách nebo kliknete na tlačítko
„Rozumím“, jež je součástí upozornění, budeme mít za to, že s využíváním těchto cookies Svůj souhlas můžete kdykoli
odvolat vypnutím této funkce ve vašem prohlížeči

3.2. Využívání osobních údajů návštěvníků webu

Pokud navštívíte náš web www.elfetex.cz zpracováváme údaje o Vašem chování na webu na základě našeho oprávněného
zájmu (tedy bez Vašeho souhlasu) za účelem:

získání informací, na základě kterých pro Vás budeme moci web v budoucnu vylepšit; naším
oprávněným zájmem je zde zlepšování našich služeb pro Vás;
vytváření statistik a přehledů, zejména sledování návštěvnosti našeho webu, jeho jednotlivých stránek
a měření účinnosti reklamy; naším oprávněným zájmem je zde měření efektivity našeho webu a výdajů
na reklamu;

Údaje o Vašem chování na webu nezískáváme pouze z cookies. Doplňujeme je také o údaje:

IP adresa vašeho zařízení (adresa Vašeho zařízení, pomocí které komunikujete s jinými zařízeními v síti internet);

operační systém Vašeho zařízení, jeho verze a jazykové nastavení;
prohlížeč, který na svém zařízení používáte, jeho verze a jazykové nastavení
adresa webové
stránky (URL adresa), ze které přicházíte na náš web.
Pro tyto účely osobní údaje používáme po dobu 14 měsíců. Proti tomuto zpracování máte právo uplatnit námitku.

4. Pokud s námi komunikujete prostřednictvím různých kanálů,

Pokud s námi komunikujete prostřednictvím různých kanálů, zejména prostřednictvím emailu a sociálních sítí, budeme
zpracovávat vaše identifikační a kontaktní údaje a záznamy o proběhlé komunikaci na základě našeho oprávněného
zájmu (tedy bez vašeho souhlasu) za účelem:

vyřízení vašich dotazů a požadavků;
pokud jste u nás objednali zboží nebo s námi uzavřeli jinou smlouvu a váš požadavek se vztahuje k této
smlouvě, můžeme toto zpracování realizovat na základě plnění této objednávky nebo smlouvy;
evidence vašich požadavků, abychom je mohli kontrolovat, že je plníme řádně a včas;
prokazování, že jsme váš požadavek přijali a vyřídili, např. když u nás touto cestou objednáte nějaké
zboží nebo uplatníte reklamaci;
jejich analýzy pro zlepšování kvality našich služeb.

5. Pokud se zúčastníte naší firemní akce.

Pokud využijete pozvání a zúčastníte se některé z našich firemních akcí, budeme kromě Vašich kontaktních
a identifikačních údajů zpracovávat v určitých případech i Vaše fotografie za účelem prezentace naší společnosti
ve firemním časopisu, na našich webových stránkách nebo na facebooku naší společnosti.

Pro tento účel vyjadřujete svou účastí na tomto druhu firemní akce souhlas se zpracováním osobních údajů, který můžete
kdykoliv odvolat. Pro odvolání souhlasu nás kontaktujte způsobem popsaným v části Jak lze uplatnit jednotlivá práva?

6. Pokud navštívíte naši provozovnu:

Pokud navštívíte naše pobočky v Plzni, Klatovech nebo Litoměřicích, budeme zpracovávat nahrávku z kamerového systému,
na které můžete být zachyceni, a to na základě našeho oprávněného zájmu (tedy bez Vašeho souhlasu) za účelem ochrany
našeho i Vašeho majetku a osob pohybujících se v prodejně a jejím okolí, což je současně náš oprávněný zájem.

Pro tento účel osobní údaje uchováváme po dobu 7 dní.

7. Pokud nám udělíte svůj souhlas:

Pokud dosud nevyužíváte naše služby (nemáte s námi uzavřenou objednávku nebo kupní smlouvu) a při poskytnutí svých
údajů nám udělíte svůj souhlas, můžeme Vaše identifikační a kontaktní údaje použít pro zasílání nabídek a pozvánek emailem, textovou zprávou, sdělit Vám naše nabídky po telefonu nebo jinými prostředky, popř. Vám je můžeme zaslat poštou.

Váš souhlas je zcela dobrovolný a můžete jej kdykoli odvolat. Pro odvolání souhlasu nás kontaktujte způsobem popsaným
v části Jak lze uplatnit jednotlivá práva? Odvolání souhlasu nemá vliv na oprávněnost zpracování do okamžiku tohoto
odvolání

Kdo vaše osobní údaje zpracovává a komu je předáváme?

Všechny zmíněné osobní údaje zpracováváme my jako správce. To znamená, že my stanovujeme shora vymezené účely, pro
které Vaše osobní údaje shromažďujeme, určujeme prostředky zpracování a odpovídáme za jejich řádné provedení
a zabezpečení.

Vaše osobní údaje můžeme předávat také dalším subjektům, které se nacházejí v roli správce, a to:

pokud jste adresátem dodávky zboží, která je u nás objednána, našim partnerům, kteří se na tomto
plnění podílejí, jak je uvedeno v části Pokud jste adresátem dodávky zboží, která je u nás objednána,
konkrétně partnerům zajišťujícím přepravu a doručování zásilek;
v rámci plnění našich zákonných povinností předat některé osobní údaje správním orgánům a státním
úřadům jsme-li k tomu vyzváni.

Pro zpracování osobních údajů rovněž využíváme služeb dalších zpracovatelů, kteří osobní údaje zpracovávají výhradně na
základě našich pokynů a pro účely, které jsou popsány v části Proč osobní údaje zpracováváme a co nás k tomu
opravňuje? Takovými zpracovateli jsou zejména:

naši partneři zajišťující přepravu;
poskytovatelé SW služeb a další dodavatelé technologií, podpory a souvisejících služeb pro naše vnitřní procesy,
kteří mají povolený on-line přístup do našich informačních systémů;
provozovatelé marketingových nástrojů a marketingové agentury;
poskytovatelé SMS, e-mailových a dalších komunikačních nástrojů v případě, kdy zpracovávají osobní údaje pro
zprostředkování naší komunikace s Vámi;
advokáti, daňoví poradci, auditoři, pojišťovny, vymáhací agentury.

Seznam konkrétních zpracovatelů osobních údajů, které využíváme, naleznete v seznamu zpracovatelů uvedeném v příloze
tohoto dokumentu.

Se všemi zpracovateli máme uzavřenu Smlouvu o zpracování osobních údajů.

Z jakých zdrojů osobní údaje získáváme?

Ve většině případů zpracováváme osobní údaje, které nám poskytnete v rámci poptávky nebo objednávání zboží, uzavírání
kupní smlouvy nebo při komunikaci s námi. V případě, že jste příjemcem zásilky, získáváme Vaše údaje od osoby, která
objednávku zboží u naší společnosti sjednala. Osobní údaje přímo od Vás získáváme také sledováním Vašeho chování na
našem webu. V některých případech je ELFETEX oprávněn získávat osobní údaje z veřejných registrů a jedná se zejména
o situace, kdy uplatňujme své oprávněné zájmy, zejména zájem jednat obezřetně.

Jaká máte práva při zpracování osobních údajů?

Stejně jako my máme svá práva a povinnosti při zpracování vašich osobních údajů, máte také vy při zpracování vašich
osobních údajů určitá práva. Mezi tato práva patří:

1. Právo na přístup

Zjednodušeně řečeno máte právo vědět, jaké údaje o Vás zpracováváme, za jakým účelem, po jakou dobu je zpracováváme
a uchováváme, kde Vaše osobní údaje získáváme, komu je předáváme, kdo je mimo nás zpracovává a jaká máte další práva
související se zpracováním Vašich osobních údajů. To vše se můžete dozvědět v tomto dokumentu. Pokud si však nejste jistí,
které osobní údaje o Vás zpracováváme, můžete nás požádat o potvrzení, zda osobní údaje, které se Vás týkají, jsou či nejsou
z naší strany zpracovávány, a pokud tomu tak je, máte právo získat přístup k těmto osobním údajům. V rámci práva na
přístup nás můžete požádat o kopii zpracovávaných osobních údajů, přičemž první kopii vám poskytneme bezplatně a další
kopie již s poplatkem

Na vyřízení Vašeho požadavku si vyhrazujeme dobu 30 dní

2. Právo na opravu

Chybovat je lidské. Pokud zjistíte, že osobní údaje, které o Vás zpracováváme, jsou nepřesné nebo neúplné, máte právo na to,
abychom je bez zbytečného odkladu opravili, popřípadě doplnili.

3. Právo na výmaz

V některých případech máte právo, abychom Vaše osobní údaje vymazali. Vaše osobní údaje bez zbytečného odkladu
vymažeme, pokud je splněn některý z následujících důvodů:

Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro účely, pro které jsme je zpracovávali;
odvoláte souhlas se zpracováním osobních údajů, přičemž se jedná o údaje, k jejichž zpracování je Váš
souhlas nezbytný a zároveň nemáme jiný oprávněný důvod, proč tyto údaje potřebujeme nadále
zpracovávat;
využijete svého práva vznést námitku proti zpracování (viz. část Právo vznést námitku proti zpracování)
u osobních údajů, které zpracováváme na základě našich oprávněných zájmů a my shledáme, že již
žádné takové oprávněné zájmy, které by toto zpracování opravňovaly, nemáme nebo
domníváte se, že námi prováděné zpracování osobních údajů přestalo být v souladu s obecně
závaznými předpisy

Ale mějte prosím na paměti, že i když půjde o jeden z těchto důvodů, neznamená to, že ihned smažeme všechny Vaše osobní
údaje. Toto právo se totiž neuplatní v případě, že zpracování vašich osobních údajů je i nadále nezbytné pro splnění naší
právní povinnosti nebo určení, výkon či obhajobu našich právních nároků (viz. část Proč osobní údaje zpracováváme a co nás
k tomu opravňuje?).

4. Právo na omezení zpracování

V některých případech můžete kromě práva na výmaz využít právo na omezení zpracování osobních údajů. Toto právo Vám
umožňuje v určitých případech požadovat, aby došlo k označení Vašich osobních údajů a tyto údaje nebyly předmětem
žádných dalších operací zpracování – v tomto případě však nikoliv navždy (jako v případě práva na výmaz), ale po omezenou
dobu. Zpracování osobních údajů musíme omezit když:

popíráte přesnost osobních údajů, než se dohodneme, jaké údaje jsou správné;
Vaše osobní údaje zpracováváme bez dostatečného právního základu (např. nad rámec toho, co
zpracovávat musíme), ale vy budete před výmazem takových údajů upřednostňovat pouze jejich
omezení (např. pokud očekáváte, že byste nám v budoucnu takové údaje stejně poskytli);
Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro shora uvedené účely zpracování, ale Vy je požadujete pro
určení, výkon nebo obhajobu svých právních nároků, nebo
vznesete námitku proti zpracování. Právo na námitku je podrobněji popsáno níže v kapitole Právo
vznést námitku proti zpracování). Po dobu, po kterou šetříme, je-li Vaše námitka oprávněná, jsme
povinni zpracování Vašich osobních údajů omezit.

5. Právo na přenositelnost

Máte právo získat od nás všechny Vaše osobní údaje, které jste nám Vy sami poskytli a které zpracováváme na základě
Vašeho souhlasu (viz. část Pokud nám udělíte svůj souhlas) a na základě plnění smlouvy. Vaše osobní údaje Vám
poskytneme ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Abychom mohli na Vaši žádost údaje
snadno převést, může se jednat pouze o údaje, které zpracováváme automatizovaně v našich elektronických databázích.

6. Právo vznést námitku proti zpracování

Máte právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů, k němuž dochází na základě našeho oprávněného zájmu (viz.
část Proč osobní údaje zpracováváme a co nás k tomu opravňuje?). Jde-li o marketingové aktivity, přestaneme Vaše osobní
údaje zpracovávat bez dalšího; v ostatních případech tak učiníme, pokud nebudeme mít závažné oprávněné důvody pro to,
abychom v takovém zpracování pokračovali.

7. Právo podat stížnost

Uplatněním práv výše uvedeným způsobem není nijak dotčeno Vaše právo podat stížnost u příslušného dozorového úřadu.
Toto právo můžete uplatnit zejména v případě, že se domníváte, že Vaše osobní údaje zpracováváme neoprávněně nebo
v rozporu s obecně závaznými právními předpisy. Stížnost proti námi prováděnému zpracování osobních údajů můžete podat
u Úřadu pro ochranu osobních údajů, který sídlí na adrese Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.

Jak lze uplatnit jednotlivá práva?

Ve všech záležitostech souvisejících se zpracováním vašich osobních údajů, ať již jde o dotaz, uplatnění práva, podání
stížnosti či cokoliv jiného, se můžete obracet na emailovou adresu gdpr@elfetex.cz. Na této adrese je Vám k dispozici osoba
zodpovědná za dodržování souladu s GDPR.

Vaši žádost vyřídíme bez zbytečného odkladu, maximálně však do jednoho měsíce. Ve výjimečných případech, zejména
z důvodu složitosti Vašeho požadavku, jsme oprávněni tuto lhůtu prodloužit o další dva měsíce. O takovém případném
prodloužení a jeho zdůvodnění Vás samozřejmě budeme informovat.